Las necesidades básicas de recursos humanos se establecen mediante un esquema de descripción y especificación de cargos. La descripción del cargo se refiera a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo. La especificación del cargo se ocupa de los requisitos que el ocupante deba cumplir. El ocupante del cargo debe tener características compatibles con el rol que deberá desempeñar.
La Descripción de Cargos y el Análisis de Cargos permiten conocer la totalidad del cargo.
Métodos
La descripción y análisis de cargos son responsabilidad de línea (ofrece información) y función de staff (manejo de la información). El analista de cargos puede ser un empleado especializado del staff, o el jefe del departamento del cargo, o incluso el propio ocupante del cargo.
Los métodos más usados son:
- Observación directa: se observa al ocupante en ejercicio de sus funciones mientras se anotan los datos claves. La participación del ocupante es pasiva, la del analista es activa. Es confiable y no detiene al ocupante pero es costosa y solo es ideal para cargos sencillos y repetitivos.
- Cuestionario: es importante hacer preguntas adecuadas que permitan obtener respuestas correctas e información útil. La participación del ocupante es activa, la del analista es pasiva. Es el más económico y escalable, pero exige una planificación cuidadosa y suele ser superficial.
- Entrevista directa: es el enfoque más flexible y productivo, con una interacción frente a frente que elimina dudas y desconfianzas. La participación de ambos es activa y verbal. Ofrece la mayor calidad y aplicabilidad en todo tipo de cargo, pero tiene un costo operativo elevado.
- Métodos mixtos: se recomienda combinar dos o más métodos para aprovechar sus ventajas y contrarrestar sus desventajas. También conviene hacer un cuestionario o entrevista con el superior del cargo para conocer expectativas.
| Método | Participación del Analista | Participación del Ocupante |
|---|---|---|
| Observación | Activa | Pasiva |
| Cuestionario | Pasiva | Activa |
| Entrevista | Activa | Activa |
Objetivos
Casi todas las actividades de recursos humanos se basan en la información que provee el análisis de cargos. Sirve para:
- el proceso de Provisión de RRHH al reclutar y seleccionar personal,
- la identificación de necesidades de capacitación,
- la planeación de la fuerza laboral,
- la evaluación de cargos,
- etc.
Los principales objetivos son:
- Ayudar a la elaboración de los anuncios para el Reclutamiento de personal.
- Determinar el perfil del ocupante del cargo para la Selección de RRHH.
- Suministrar el material necesario para la capacitación del personal.
- Determinar las escalas salariales para la administración de salarios.
- Estimular la motivación del personal para la Evaluación del Desempeño.
- Servir de guía para el supervisor y para el empleado en el desempeño de sus funciones.
- Suministrar datos a higiene y seguridad para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos cargos.