El RDP es un documento usado en el proceso de Provisión de SI y TI para solicitar ofertas competitivas para adquisiciones especiales. Nos enfocamos en adquisición de computación (SI = SW + HW + Servicios). El RDP contiene toda la información necesaria para que el oferente de respuestas viables. Un RDP de calidad requiere tiempo y costo pero reduce imprevistos, esencial para adquirir un sistema de computación satisfactorio y para la responsabilidad fiduciaria de la administración.
Consideraciones Previas
En el estudio de solución y determinación de los criterios se deben efectuar el estudio de factibilidad de la solución y definir las necesidades de tecnología de SI. Se debe:
- Eliminar sistemas inconvenientes: solo concentrarse en alternativas aceptables.
- Estimar los costos de procesamiento de datos.
- Justificar el sistema: análisis de la cartera de aplicaciones y las estrategias genéricas. Análisis de costos/beneficios justificados y factibles.
- Desarrollar el sistema en forma realista: tener en cuenta el potencial real del equipo y tecnología disponible.
- Advertir a los proveedores potenciales: dar aviso previo mediante una Carta de Invitación.
Consideraciones particulares de la adquisición de SW:
- Evaluación del usuario: operación, confiabilidad, mantenimiento, performance, costos.
- Evaluación del proveedor: uso, documentación, costos, modificación, seguridad, garantías.
Encuesta de Mercado Informal
Para conocer las posibilidades existentes en el mercado y refinar los parámetros cualitativos y cuantitativos inherentes a la obtención del nuevo sistema. Consiste en:
- Obtención de copias de otros RDP: de organizaciones similares.
- Visita a otros gerentes de procesamiento de datos (DP): área tradicionalmente encargada del provisionamiento.
- Uso de organizaciones profesionales: para compartir conocimientos técnicos y contactarse con fabricantes.
- Investigación de publicaciones técnicas especializadas: ofrecen información detallada y comparativa acerca de los sistemas actuales y sus problemas de administración asociados.
- Uso de los oferentes como fuente de información: ofrecen demostraciones sin costo alguno.
Planificación
Es necesario planificar las etapas del proceso de adquisición para elaborar su cronograma. Los plazos dependen de las prioridades, tiempos, escala y vida útil esperada.
Encuesta
Reconocer las necesidades del usuario para identificar los requerimientos de la aplicación y seleccionar oferentes adecuados a estas necesidades y objetivos de la organización. Los candidatos subpares que no cumplan los Requerimientos de un SI obligatorios o imprescindibles se deben descartar.
Como resultado, el responsable técnico prepara un informe de evaluación preliminar que incluya:
- Definición de los requerimientos del paquete o equipo.
- Razones por las que recomendar un Paquetes Estándar por sobre su Desarrollo Interno de SW.
- Resumen de cada paquete de SW que incluya costos, especificaciones y características. Ídem para el HW.
Estructura del RDP
Un requerimiento de propuestas tiene las siguientes secciones:
- Resumen Ejecutivo: panorama general que resume el contenido del RDP. Se escribe último.
- Propósito: establece estructura, objetivos y alcance del RDP y qué departamento lo emitió.
- Introducción y requerimientos generales: descripción del negocio y funciones del SI. Especificar elementos de SW + HW + Servicios.
- Organizaciones incluidas: departamentos de la empresa que usarán el sistema propuesto.
- Descripción de la aplicación: detalle de subsistemas, procesos, flujos.
- Requerimientos de información: archivos del sistema y entradas/salidas esperadas.
- Restricciones del diseño del sistema: crecimiento esperado de las operaciones.
- Régimen de trabajo: servicios a comprar más allá del sistema básico.
- Información requerida del oferente: describe lo que esperamos en las respuestas del oferente.
- Criterios de selección: evaluación técnica y financiera (suelen tener el mismo peso).
- Información administrativa y contractual: implicaciones legales y contractuales del RDP.
- Apéndice: especificación de contenido y formato del resumen de costos. Se hace un resumen separado para cada alternativa financiera:
- Plan financiero: duración del período de renta, período de cancelación y precio de compra.
- Costos de HW.
- Costos de SW del sistema y de aplicación.
- Costos de capacitación y entrenamiento.
Luego de elaborar el RDP, invitar a los oferentes, y recibir sus respuestas inicia el proceso de evaluación propiamente dicho.