El control intenta asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo a lo previsto. Es la acción que ajusta las operaciones a los estándares predeterminados. Debe ser cíclico y repetitivo.
El proceso de control es cíclico y repetitivo. Sirve para ajustar las operaciones a los estándares preestablecidos.
Funciones del Control
- Administrativa: acompaña y evalúa lo planeado para detectar desviaciones y efectuar correcciones necesarias. Puede ser un control estratégico, táctico u operativo.
- Regulatoria: mantiene el funcionamiento del sistema dentro de los estándares deseados.
- Restrictiva: limita al sistema para mantener a los miembros dentro de patrones de comportamiento deseados.
Criterios
Criterios para que el proceso de control sea eficaz:
- Administración por excepción.
- Controlar las actividades apropiadas.
- Oportunidad: hacerse en el momento adecuado.
- Economía: considerar la relación costo-beneficio.
- Precisión: tener un objetivo claro y preciso.
- Aceptación del control: es para mejorar, no culpar.
Medios de Control
- Jerarquía de autoridad: los jefes exigen obediencia. Es personal.
- Reglas y procedimientos: son controles impersonales.
- Establecimiento de objetivos: sirven de guía a la acción.
- Sistemas de información verticales: información en sentido ascendente o descendiente.
- Relaciones laterales: comunicaciones entre pares.
- Organizaciones matriciales: hay una doble obediencia al gerente de función y al gerente de producto o servicio que origina conflictos pero permite adaptación rápida al ambiente.
Etapas
1. Establecimiento de estándares deseados
Los estándares representan el desempeño deseado, que sea significativo para cada organización en particular. Son una norma que define el nivel normal de trabajo.
Los estándares de control aplicables a las personas se expresan en:
- Cantidad: número de empleados, ventas, índices de accidentes, etc.
- Calidad: de los productos, servicios, asistencia técnica, mantenimiento, etc.
- Tiempo: tiempo estándar, horas hombre trabajadas, ciclo de producción, etc.
- Costos: de cada orden de servicio, costo medio de entrenamiento, etc.
2. Medición del desempeño real
Se sigue el desempeño para medirlo. Se puede realizar mediante:
- Evaluación del Desempeño.
- Observaciones personales.
- Reportes estadísticos, orales, escritos.
3. Comparación del desempeño real contra el estándar
Toda actividad experimenta alguna variación, por lo que se debe determinar la tolerancia: los límites dentro de los cuales esa variación es normal o deseable. La comparación puede ser:
- .
- (dentro de la tolerancia).
- .
Si el desvío es significativo investigar causas.
4. Toma de acciones correctivas, si es necesario
Los desvíos significativos deben corregirse para que las operaciones se normalicen.