Método de Evaluación Manual

El método de evaluación manual o MEM se aplica en forma común para evaluar técnicamente ofertas de HW y paquetes de SW. Sirve tanto para la adquisición de Paquetes Estándar de SW o para la Adquisición de HW. Sigue una serie de 7 pasos:

1. Lista de requerimientos.
2. Tabla de ponderación.
3. Cuestionario.
4. Planilla comparativa.
5. Planilla de evaluación.
6. Planilla de resultados.
7. Informe final.

1. Lista de Requerimientos

Una vez determinadas las necesidades y los Requerimientos de un SI específicos (parámetros cualitativos y cuantitativos), se formaliza una lista definitiva de las facilidades de SW y elementos de HW necesarios para la implementación. Se desagregan de la siguiente manera: Componente SW > Facilidades > Características > Subcaracterísticas. Componente HW > Elementos > Características > Subcaracterísticas.

1. Componente SW
   1. Facilidad 1
   2. Facilidad 2
      1. Característica 1
      2. Característica 2
         1. Subcaracterística 1 (opcionales)
         2. Subcaracterística 2 (opcionales)
2. Componente HW
   1. Elemento 1
   2. Elemento 2
      1. Característica 1
      2. Característica 2
         1. Subcaracterística 1 (opcionales)
         2. Subcaracterística 2 (opcionales)

2. Tabla de Ponderación

A cada característica y subcaracterística se le asigna una importancia relativa para ponderar. Enviar esta tabla al proveedor le permite enfocarse en lo más importante para nuestra empresa.

3. Cuestionario

Planilla con cada requisito de la lista de requerimientos, y se le da a cada característica y subcaracterística un unidad y valor posible, y su prioridad:

• Obligatorio, Altamente Deseable, Deseable, o
• Imprescindible, Recomendable, Conveniente.

Obliga a que el proveedor plantee su oferta de la forma más objetiva y acotada posible.

4. Planilla Comparativa

Luego de recibir las respuestas de los oferentes, se elabora una planilla comparativa para cada par de oferta-facilidad. Se usa para descartar aquellas ofertas que no cumplan con los requisitos fundamentales (obligatorios o imprescindibles).

5. Planilla de Evaluación

Una para cada facilidad de SW o elemento de HW en la lista de requerimientos. Se busca la objetividad en las calificaciones. Dado que no se puede calificar directamente a las facilidades o elementos, se califica a las características y subcaracterísticas:

• Valor Ponderado: es el resultado de multiplicar el peso de una subcaracterística por el peso de su característica asociada. Si no tiene subcaracterísticas, el resultado es el cuadrado de su peso.
• Calificación: nota asignada a cada (sub)característica.
• Calificación Ponderada: $\text{Calificacioˊn Ponderada}=\text{Calificacioˊn}\times \text{Valor Ponderado}$.

6. Planilla de Resultados

Integra a todas las planillas de evaluación al nivel de facilidad de SW o elemento de HW. Se hacen subtotales por facilidad/elemento y por componente, hasta tener un total final para cada ofertante. La oferta con mejor puntaje, que será la opción más viable.

7. Informe Final

Es una recomendación técnica final derivada del proceso de evaluación y acompañada por los resultados ordenados por puntaje final y el nombre del proveedor (Orden de Mérito). Estos resultados serán utilizados por otros equipos que evaluarán otros aspectos (ej: el económico).

Opcionalmente se puede usar un nivel de corte para excluir proveedores con puntajes finales por debajo de esa franja, pero es algo subjetivo.